Piknik firmowy organizowany na własnym terenie może być prostszy logistycznie niż wynajęcie zewnętrznego obiektu, ale ma też charakterystyczne ograniczenia. Parking nie jest ogrodem eventowym, plac przy magazynie nie został zaprojektowany jako strefa gastronomiczna, a teren między budynkami może być codziennie wykorzystywany przez samochody dostawcze.
Dlatego przed wyborem atrakcji dobrze najpierw podzielić miejsce na funkcje. Dopiero wtedy można określić, ile potrzeba miejsc siedzących, gdzie powinien znaleźć się catering, czy konieczne będzie zadaszenie oraz jak oddzielić część rekreacyjną od technicznego zaplecza wydarzenia.
Zacznij od tego, jak pracownicy będą korzystać z pikniku
Piknik rzadko przypomina bankiet, podczas którego wszyscy siadają do stołu o tej samej godzinie.
Uczestnicy przemieszczają się pomiędzy atrakcjami, gastronomią, miejscami do rozmów i strefą dla dzieci. Część przychodzi później, inni opuszczają wydarzenie wcześniej.
Dlatego dobrym punktem wyjścia są cztery strefy:
gastronomia,
odpoczynek,
aktywności i atrakcje,
zaplecze organizatora.
Jeżeli w wydarzeniu uczestniczą rodziny pracowników, warto dodatkowo wydzielić część dziecięcą i zaplanować ją w miejscu łatwym do obserwowania przez rodziców.
Strefa gastronomiczna potrzebuje więcej miejsca niż same stoły
Najbardziej widocznym elementem cateringu są stanowiska wydawcze. Za nimi funkcjonuje jednak zaplecze, do którego uczestnicy nie powinni mieć swobodnego dostępu.
Trzeba przewidzieć miejsce m.in. na:
- dodatkowe produkty,
- napoje,
- naczynia,
- urządzenia gastronomiczne,
- pojemniki transportowe,
- odpady,
- pracę personelu.
Jeżeli zaplecze zostanie pominięte w planie, sprzęt zacznie pojawiać się pomiędzy stolikami dla pracowników.
Przy większych piknikach dobrym rozwiązaniem może być wyraźne oddzielenie strefy wydawania od części roboczej. Oferta wypożyczalni wyposażenia bankietowego Brand obejmuje nie tylko meble eventowe, ale również elementy zaplecza cateringowego i barowego, dzięki czemu wyposażenie tych dwóch obszarów można zaplanować jako spójną całość.
Nie ustawiaj całego pikniku wokół rzędów stołów
Klasyczny układ długich stołów sprawdza się, jeżeli główną częścią wydarzenia jest wspólny posiłek.
Przy pikniku trwającym kilka godzin może jednak niepotrzebnie usztywnić przestrzeń.
Lepszy efekt daje często połączenie:
- stołów i krzeseł do jedzenia,
- wysokich stolików do krótkich rozmów,
- miejsc wypoczynkowych,
- wolnej przestrzeni pomiędzy poszczególnymi aktywnościami.
Przy takim modelu nie trzeba zapewniać krzesła każdemu uczestnikowi dokładnie w tym samym momencie.
Głośna atrakcja nie powinna sąsiadować ze strefą odpoczynku
Na planie przygotowanym w arkuszu lub prezentacji wszystko może wyglądać poprawnie. Dopiero podczas wydarzenia okazuje się, że prowadzący konkurs korzysta z nagłośnienia dwa metry od stolików, przy których pracownicy próbują rozmawiać.
Układ należy więc analizować nie tylko według wymiarów, ale również charakteru aktywności.
Strefa odpoczynku powinna być odsunięta od:
- sceny i nagłośnienia,
- urządzeń generujących hałas,
- intensywnych atrakcji sportowych,
- dróg technicznych,
- punktów, w których przez cały czas tworzą się kolejki.
Nie musi znajdować się daleko. Czasami wystarczy przenieść ją na przeciwną stronę zadaszenia albo wykorzystać meble do stworzenia czytelnej granicy.
Teren firmowy nadal pozostaje miejscem pracy
To szczególnie istotne w zakładach produkcyjnych, magazynach i centrach logistycznych.
Nie każda część placu może zostać wykorzystana na event. Część dróg musi pozostać dostępna, podobnie jak bramy, wyjścia i infrastruktura techniczna.
Przed zatwierdzeniem układu dobrze skonsultować go z osobą odpowiadającą za bezpieczeństwo i administrację obiektu.
Jeżeli na terenie znajdują się miejsca niedostępne dla gości, powinny być jednoznacznie oddzielone od części piknikowej.
Co w przypadku deszczu?
Najgorszą strategią jest próba opracowania wariantu awaryjnego dopiero wtedy, gdy prognoza zaczyna się pogarszać.
Już na etapie organizacji trzeba zdecydować, które elementy wydarzenia wymagają zadaszenia w pierwszej kolejności.
Zwykle będą to:
- catering,
- część miejsc siedzących,
- punkt organizatora,
- urządzenia wrażliwe na warunki atmosferyczne.
Nie każda atrakcja musi zostać przeniesiona pod dach. Ważniejsze jest zachowanie funkcji podstawowych.
Piknik firmowy nie potrzebuje skomplikowanego scenariusza, ale potrzebuje dobrego układu
Uczestnicy nie analizują planu wydarzenia tak jak organizator.
Po prostu chcą znaleźć jedzenie, miejsce do siedzenia, atrakcje dla dzieci albo spokojniejszą przestrzeń do rozmowy.
Jeżeli wszystkie te elementy są widoczne i nie konkurują o ten sam fragment terenu, wydarzenie działa intuicyjnie.
Właśnie dlatego planowanie pikniku warto rozpoczynać od funkcji przestrzeni, a nie od katalogu atrakcji.
Artykuł sponsorowany
